1. OBJETIVO
Estabelecer e regular as diretrizes, a composição, responsabilidades, funcionamento e a ata da reunião do Comitê de Ética das mantenedoras e empresas que compõem a denominação Grupo Marista, nos termos definidos no Código de Conduta Marista.
2. ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO
O conteúdo deste documento aplica-se a todas as assessorias, diretorias e áreas de negócios do Grupo Marista (incluindo a FTD).
O Grupo Marista, por sua vez, não consentirá com qualquer alegação de desconhecimento dos enunciados contidos nesta norma, por parte de ninguém a que a ela se submeta, não importando as justificativas que poderão vir a ser apresentadas.
Este documento ficará disponível na Central Eletrônica de Documentos Normativos para consulta de todos os colaboradores do Grupo Marista.
3. SIGLAS UTILIZADAS
CET | Comitê de Ética |
DDHO | Diretoria de Desenvolvimento Humano Organizacional |
4. GLOSSÁRIO / CONCEITOS
Canal Direto
Meio de comunicação oficial disponibilizado para todos as pessoas envolvidas com a instituição. Está disponível via site (internet) e 0800 (telefone).
Código de Conduta
Dita as diretrizes de conduta individual na organização.
Relatante
Colaborador ou terceiro que está narrando uma situação.
Compliance
Não existe uma definição única, mas podemos entender Compliance dentro de uma organização como a estrutura apta a mitigar o risco de sanções, perdas financeiras ou danos à reputação e imagem sofridos como resultado de falhas no cumprimento de aplicações de leis, regulamentações, normas e procedimentos, código de conduta e das boas práticas impostas pelos órgãos reguladores aplicáveis ao negócio. (Federal Reserve Board Governal Mark Olson´s June 12, 2006).
Relatos recebidos
Descrição de um fato, situação ou acontecimento
Grupo Marista
ABEC – Associação Brasileira de Educação e Cultura
APC – Associação Paranaense de Cultura
Círculo de Estudos Bandeirantes
Editora FTD S.A.
FERJ – Fundação Educacional Regional Jaraguaense
Fundação Champagnat
Fundação Leonardo da Vinci
Fundação Nossa Senhora do Rocio
ISCMC – Irmandade Santa Casa de Misericórdia de Curitiba
Livraria e Papelaria Itarumi Ltda
UCE – União Catarinense de Educação
5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
5.1. Referências externas
Não aplicável.
5.2. Referências internas
Código de Conduta Marista.
6. DIRETRIZES
6.1. O Programa Gestão da Ética do Grupo Marista é composto pelo Comitê de Ética, Código de Conduta e Canal Direto. Este programa tem caráter permanente, rege-se por este Regimento, e deve ser administrado pelo Comitê de Ética, na qual atuará para atender as seguintes diretrizes:
- 6.1.1. Monitorar a efetividade e propor atualização do Código de Conduta Marista, na busca de sua renovação, perenidade e modernidade, de modo que esteja alinhado com as mudanças exigidas pela sociedade na condução ética e transparente dos negócios;
- 6.1.2. Propor ações quanto à disseminação e cumprimento do Código de Conduta Marista, assegurando sua eficácia e efetividade;
- 6.1.3. Acompanhar de forma sistêmica os relatos recebidos via Canal Direto Marista, assegurando o sigilo das informações e anonimato, quando aplicável, daqueles que tomam a iniciativa do uso do canal;
- 6.1.4. Monitorar a execução das ações estabelecidas pelo Comitê de Ética;
- 6.1.5. Analisar as questões referentes ao Código de Conduta com isenção e serenidade, buscando soluções para situações apresentadas e garantindo uniformidade dos critérios usados na resolução de casos similares (criar jurisprudência);
- 6.1.6. Ser a “última instância” na Instituição para dirimir situações controversas, eventuais infrações e violações ao Código de Conduta, recebidas diretamente de relatantes, ou por intermédio do Canal Direto Marista, colaborando para decisões imparciais e transparentes;
- 6.1.7. Determinar, quando assim for requerido, a adoção das medidas necessárias, mediante emissão de opinião formal às competentes áreas da instituição;
- 6.1.8. Garantir que as infrações e violações sejam seguidas de medidas disciplinares aplicáveis, independentemente do nível hierárquico, sem prejuízo das penalidades legais cabíveis;
- 6.1.9. Assegurar que o Comitê de Auditoria e Comitê de Riscos estejam cientes dos assuntos que possam causar impacto significativo à instituição.
- 6.1.10. Assegurar o cumprimento da política: As exceções, eventuais violações e casos omissos a esta política devem ser submetidos à apreciação do Comitê de Ética e encaminhados para posterior aprovação pelas instâncias competentes.
- 6.1.11. Assegurar que casos de relatos relacionados aos irmãos maristas cheguem para o conhecimento e tratativa do irmão provincial, com eventual apoio independente da empresa terceira que apoia o Grupo Marista no Programa Gestão da Ética.
- 6.1.12. Assegurar que casos de relatos relacionados aos membros do Comitê de Ética serão tratados diretamente pelo Presidente do Grupo Marista, com eventual apoio independente da empresa terceira que apoia o Grupo Marista no Programa Gestão da Ética.
- 6.1.13. Caso haja a necessidade de prorrogação do prazo inicialmente acordado entre a área de Compliance e a área responsável pela tratativa do relato, o gestor responsável pela ação, deve encaminhar a solicitação formal para a área de Compliance com aprovação do superior imediato, a qual avaliará o contexto. Caso haja reincidência de solicitação de prorrogação, a mesma só ocorrerá com a avaliação do Comitê de Ética.
7. COMPOSIÇÃO
7.1. O Comitê de Ética será constituído por membros indicados pelo Conselho Provincial dentre o quadro de colaboradores próprios do Grupo Marista.
7.2. O Comitê de Ética deverá ser constituído pelos seguintes membros efetivos: Presidente do Grupo Marista, Superintendente, Gerente de Auditoria, Diretor de DDHO, Diretor Jurídico e dois Irmãos representantes do CAD. Outras diretorias, gestores ou áreas poderão ser convidados a participar das reuniões, conforme composição da pauta.
7.3. Devem ser constituídos dois comitês de ética que atendam todas as entidades do Grupo Marista, sendo um deles específico para a FTD.
7.4. O Comitê de Ética reportar-se-á ao Conselho de Administração.
7.5. O Comitê de Ética será assessorado pela área de Auditoria Interna.
8. RESPONSABILIDADES
8.1 Auditoria Interna:
- Convocar as reuniões do Comitê de Ética;
- Cumprir e fazer cumprir a Política do Programa Gestão da Ética;
- Assegurar a manutenção da política do Programa Gestão da Ética e verificar o cumprimento das diretrizes estabelecidas, reportando ao comitê de ética os casos de descumprimento;
- Avaliar os assuntos a serem discutidos nas reuniões do Comitê de Ética;
- Emitir e controlar as Atas das reuniões do Comitê;
- Revisar e atualizar periodicamente o conteúdo do Código de Conduta;
- Operacionalizar os relatos recebidos via Canal Direto;
- Promover medidas educativas para a conscientização e a prática dos princípios e das diretrizes institucionais elencadas no Código de Conduta.
8.2 Membros do Comitê de Ética:
- Cumprir e fazer cumprir a Política do Programa Gestão da Ética;
- Exercer as funções, respeitando os deveres de lealdade e diligência;
- Examinar, com imparcialidade as ocorrências que lhes forem apresentadas para deliberação;
- Opinar e prestar esclarecimentos, quando solicitado;
- Assinar o termo de “Compromisso de Confidencialidade e Sigilo”.
- Avaliar, deliberar e elaborar pareceres sobre os encaminhamentos dos relatos.
- Analisar os casos de descumprimento desta política, reportados pela área de auditoria interna ou conhecidos por outros meios, deliberando sobre as sansões a serem aplicadas.
8.3 Área de Apoio (DDHO e/ou Jurídico):
- Apoiar os gestores do Grupo Marista na tratativa dos relatos;
- Elaborar documentos que subsidiem e fundamentem as tratativas.
8.4 Área / gestor:
Definir e aplicar as ações pertinentes ao relato recebido, alinhado com a diretriz do Comitê de Ética, quando necessário.
9. FUNCIONAMENTO
O Comitê de Ética se reunirá em caráter ordinário trimestralmente, conforme calendário estabelecido pelo Presidente do Grupo Marista, e extraordinariamente, sempre que necessário.
9.1. As convocações ocorrerão com o encaminhamento da pauta de assuntos, com antecedência mínima de uma semana da data da reunião, com exceção de assunto que exija apreciação urgente;
9.2. Eventualmente, o Comitê poderá convidar outros colaboradores internos e externos, que detenham informações/conhecimentos relevantes ou cujos assuntos constantes da pauta sejam pertinentes à sua área de atuação;
9.3. As deliberações serão registradas em Ata;
9.4. Todas as deliberações deverão ser tomadas em consenso mediante aprovação de seus membros, presentes à reunião. A reunião do Comitê terá sempre caráter sigiloso, sendo que todo novo participante deve assinar o termo de “Compromisso de Confidencialidade e Sigilo”, antes de iniciar suas atividades na função.
10. ATA DE REUNIÃO
Durante a reunião será lavrada uma Ata resumo dos trabalhos da reunião contendo os pontos abordados, as decisões tomadas e as ações a serem realizadas com definição dos prazos e dos respectivos responsáveis. Este documento será apresentado para revisão dos participantes e armazenado e formalizado eletronicamente no sistema do Canal Direto Marista.
11. DA VIGÊNCIA
A presente Política do Programa Gestão da Ética entra em vigor a partir da data de aprovação pelo Conselho de Administração e disponibilização na CED.
12. ANEXOS
Anexo 01 – Termo de “Compromisso de Confidencialidade e Sigilo”
Compromisso de Confidencialidade e Sigilo
Pelo presente instrumento, o empregado e/ou terceiro ao final subscrito firma o presente COMPROMISSO DE CONFIDENCIALIDADE E SIGILO, doravante simplesmente denominado “compromisso”, como condição para acessar, discutir e tratar informações confidenciais e sigilosas, conforme definido abaixo, que se regerá pelas seguintes condições:
Conceito de Informação Confidencial:
Considerar-se-á “informação confidencial”, segundo as cláusulas e condições deste compromisso, qualquer informação, e outros dados em geral, que seja recebida pelos canais da Gestão da Ética, doravante denominado “Canal Direto”. Também será considerada “informação” toda e qualquer informação desenvolvida pela Auditoria Interna que contenha, em parte ou na íntegra, a informação revelada. A “informação” poderá se revestir de qualquer forma, seja oral, por escrito, ou em qualquer outra forma, corpórea ou não, tais como, mas não limitado a: emails, fotografias, desenhos, relatórios em geral, etc. Desde já, as partes acordam que toda informação trocada entre elas, seja escrita, oral ou por meio eletrônico, será considerada e classificada como informação confidencial, mesmo que não esteja marcada com a expressão “CONFIDENCIAL”.
1. DAS INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS E SIGILOSAS
Tratar como informação confidencial e sigilosa toda e qualquer informação disponibilizada, em razão do desempenho de suas funções e atividades perante o Canal Direto instituído pelo Grupo Marista.
- Informação confidencial e sigilosa deve significar, sem se limitar, a toda e qualquer informação, bem como, arquivos e anexos de qualquer natureza que for recebida através do Canal Direto.
- Informações solicitadas e recebidas de quaisquer fontes internas e externas por parte do Comitê de Ética, e que forem solicitados com o intuito de melhor compreender e tratar as questões recebidas pelo Canal Direto.
- As informações que forem armazenadas no sistema de Canal Direto serão consideradas confidenciais e sigilosas, restritas e de propriedade do Grupo Marista, permanecendo armazenadas em sistema específico e cujo acesso é protegido pelo registro de ‘usuário’ e ‘senha’ individuais.
- Não serão consideradas violações a este termo informações que vieram a conhecimento público através da mídia, divulgadas por terceiros ou quando demandadas por via judicial.
2. DO USO
Os empregados envolvidos no processo de Gestão da Ética e os demais membros do Comitê de Ética do Grupo Marista, doravante denominados simplesmente ‘membros do Comitê’, concordam em usar as informações recebidas com diligência e exclusivamente no intuito de esclarecer e tratar questões oriundas no Canal Direto.
3. DA NÃO DIVULGAÇÃO
Os empregados envolvidos no processo de Gestão da Ética e os membros do Comitê que receberem informação confidencial somente poderão usá-las para o propósito estabelecido no item 2 acima, e zelarão para que tais informações não sejam divulgadas, copiadas ou reveladas a terceiros, utilizando-se, no mínimo, do mesmo zelo e cuidado que dispensa às suas próprias informações confidenciais.
A divulgação parcial de informações, sempre garantindo o anonimato dos envolvidos, poderá ser efetuada pelos empregados envolvidos no processo de Gestão da Ética, desde que julgado imprescindível para o encaminhamento da questão postulada.
4. DA PROPRIEDADE
Toda informação confidencial permanecerá sendo de propriedade do Grupo Marista, somente podendo ser usada com a finalidade de resolver a questão postulada no Canal Direto. Tais informações, incluídas as cópias realizadas, serão gravadas em sistema específico e de acesso restrito aos membros do Comitê.
O empregado se compromete a não copiar ou reproduzir por qualquer meio, no todo ou em parte, as Informações Confidenciais.
O empregado reconhece e concorda que todos e quaisquer documentos e materiais que contenham quaisquer Informações Confidenciais são e continuarão a ser propriedade única e exclusiva do Grupo Marista, portanto, se compromete a devolver os originais e as cópias de tais documentos e materiais que são fornecidos ou adquiridos por ele mesmo durante o período de vigência do presente Acordo, bem como quaisquer e todos os arquivos, correspondências e/ou outras comunicações recebidas, mantidas e/ou originadas por ele durante esse período, que se relacionam às Informações Confidenciais.
5. DA RESPONSABILIDADE
Os empregados envolvidos no processo de Gestão da Ética e os Membros do Comitê que receberem informação confidencial se obrigam a:
- 5.1 Não discutir perante terceiros, usar, divulgar, revelar, ceder a qualquer título ou dispor das Informações confidenciais, para nenhuma pessoa, física ou jurídica, e para nenhuma outra finalidade que não seja exclusivamente relacionada ao objeto referido, cumprindo-lhe adotar cautelas e precauções adequadas no sentido de impedir o seu uso indevido por qualquer pessoa que, por qualquer razão, tenha tido acesso a elas;
- 5.2 Restituir imediatamente o documento (ou outro suporte) que contiver as informações confidenciais ao Canal Direto, sempre que esta as solicitar ou sempre que as informações confidenciais deixarem de ser necessárias, e não guardar para si, em nenhuma hipótese, cópia, reprodução ou segunda via das mesmas.
6. DA VIOLAÇÃO
Os empregados envolvidos no processo de Gestão da Ética e os Membros do Comitê que receberem e tiverem conhecimento de informação confidencial, reconhecem e aceitam que, na hipótese de violação de quaisquer das cláusulas desse compromisso, estarão sujeitos às sanções e penalidades previstas em lei e no Código de Conduta.
A inobservância do dever de sigilo e confidencialidade acarretará na aplicação das sanções previstas em lei, além de eventual indenização por perdas e danos que o Grupo Marista venha a sofrer em razão da divulgação de tais informações.
7. DO PRAZO
Fica ciente os empregados envolvidos no processo de Gestão da Ética e os membros do Comitê que receberem informação confidencial que as obrigações de confidencialidade decorrentes do presente compromisso, vigorarão durante todo o contrato de trabalho e permanecerão em vigor por mais 2 anos, após o seu desligamento ou mudança de função / responsabilidade, mesmo após a sua destituição das funções de envolvidas no processo de Gestão da Ética ou Membro do Comitê de Conduta, garantindo desta forma o sigilo na tratativa dos assuntos relacionados.
8. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Este compromisso será regido pelas leis brasileiras e obriga as partes, declarando estas, não haver quaisquer outros entendimentos, acordos ou declarações, expressas ou implícitas, com relação a este Compromisso de Confidencialidade e Sigilo que não estejam aqui especificadas. Todos os Compromissos de Confidencialidade e Sigilo deverão ser disponibilizados e arquivados pelo Comitê de Ética, em formato eletrônico.
Anexo 02 – Premissas para as tratativas de Relatos
Todas as tratativas de relatos recebidos via Canal Direto (0800 ou web) devem seguir as premissas mencionadas neste documento.
1. PREMISSAS
- 1.1. Tratar como informação confidencial e sigilosa toda e qualquer informação disponibilizada, em razão do desempenho de suas funções e atividades perante o Canal Direto instituído pelo Grupo Marista;
- 1.2. Todos os relatos que envolvem colaboradores do Grupo Marista, ao encaminhados aos gestores para a devida tratativa devem ter em cópia o Business Partner – BP da Diretoria de Desenvolvimento Humano Organizacional – DDHO e o gestor da Auditoria Interna, Riscos e Compliance.
- 1.3. Todos os relatos que envolvem membros do Comitê de Ética devem ser tratados diretamente pelo Presidente do Grupo Marista, com eventual apoio independente da empresa terceira que apoia o Grupo Marista no Programa Gestão da Ética.
- 1.4. Todos os relatos que envolvem irmãos devem ser tratados diretamente pelo irmão provincial, com eventual apoio independente da empresa terceira que apoia o Grupo Marista no Programa Gestão da Ética.
- 1.5. A decisão final de qual ação deve ser tomada para a tratativa do relato nunca pode ser de apenas um colaborador/gestor. A mesma deve seguir as orientações / solicitações mencionadas no corpo do e-mail encaminhado pela equipe de Auditoria Interna, Riscos e Compliance.
- 1.5.1. Casos de tratativa de conduta dos colaboradores do Grupo Marista devem estar alinhados com as diretrizes institucionais da Diretoria de Desenvolvimento Humano Organizacional – DDHO;
- 1.5.2. Casos quem envolvam possíveis assédio (moral, psicológico e sexual) devem estar alinhados com as diretrizes institucionais da Procuradoria Jurídica;
- 1.5.3. Caso houver necessidade de apoio adicional, os gestores podem contar com as seguintes áreas de apoio: Auditoria Interna, Riscos e Compliance, Diretoria de Desenvolvimento humano Organizacional, Procuradoria Jurídica e Comitê de Ética.
- 1.6. Não podem ser envolvidos na tratativa de relatos colaboradores / gestores que possam caracterizar eventual conflito de interesse;
- 1.7. O gestor pode comunicar ao relatado que ele foi citado no Canal Direto, porém deve levar em consideração os seguintes pontos:
- 1.7.1. Não pode ser repassado o conteúdo do relato na íntegra para o relatado (seja impresso ou por e-mail);
- 1.7.2. Atentar-se com a forma que esse conteúdo será repassado ao relatado, expondo as informações relacionadas ao fato visando trata-lo da maneira mais assertiva (sem potencializar ou tratar o tema de maneira pejorativa);
- 1.7.3. Mesmo que o relatante tenha se identificado, visando garantir a confidencialidade no processo, não deve ser mencionado ao relatado quem fez o relato.
- 1.7.4. O relatante não pode ser abordado nos casos que o relato a ser tratado tenha sido feito de maneira anônima, mas que, pelo seu conteúdo o gestor saiba quem o fez.
- 1.8. Eventuais dúvidas na tratativa dos relatos devem ser alinhadas com a equipe de Auditoria Interna, Riscos e Compliance.
13. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO
HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES | DESCRIÇÃO (item alterado) |
17/12/2015 | Emissão do documento |
14/09/2016 | Adicionado a frase “com eventual apoio independente da empresa terceira que apoia o Grupo Marista no Programa Gestão da Ética” no item 6.1.11 e adicionado item 6.1.12. Adicionado “Riscos e Compliance” no nome do setor (cabeçalho). |
22/11/2016 | Adicionado Anexo 02 – Premissas para tratativa de relatos |
10/04/2017 | Adicionado o conceito de Compliance no item 4. Adicionada a diretriz 6.1.13 quanto a prorrogação de prazos para a tratativa de relatos (Canal Direto). |