1. OBJETIVO
Estabelecer e regular as diretrizes para o recebimento e entrega de brindes, presentes e lembranças por parte de todos os colaboradores do Grupo Marista.
2. ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO
O conteúdo deste documento aplica-se a todas as assessorias, diretorias e áreas de negócios do Grupo Marista (não incluindo a FTD).
O Grupo Marista, por sua vez, não consentirá com qualquer alegação de desconhecimento dos enunciados contidos nesta política, por parte de ninguém a que a ela se submeta, não importando as justificativas que poderão vir a ser apresentadas.
Este documento ficará disponível na Central Eletrônica de Documentos Normativos para consulta de todos os colaboradores do Grupo Marista.
3. SIGLAS UTILIZADAS
| CED | Central Eletrônica de Documentos |
| DDHO | Diretoria de Desenvolvimento Humano Organizacional |
4. GLOSSÁRIO / CONCEITOS
Atividade-fim
São processos de trabalho que dão características evidente às ações que por definições constituem o objeto para qual a instituição foi criada.
Brinde
É um bem tangível, distribuído ou recebido a título de cortesia, propaganda ou divulgação habitual por ocasião de eventos e/ou datas comemorativas, de caráter institucional.
Contribuição
Produtos ou valor em espécie cuja finalidade é ajudar a custear despesas de eventos realizados pelas áreas, setores e departamentos do Grupo Marista, direcionados a seus colaboradores (evento não institucional).
Evento não institucional
Quaisquer eventos (almoços, jantares, confraternizações e comemorações diversas) promovidos por um determinado setor e direcionados somente a seus respectivos colaboradores.
Excursões técnicas ou instrutivas
Visitas externas para avaliar produtos, serviços, processos e/ou instalações de fornecedores ou parceiros, participação em simpósios, congressos e demais encontros técnicos conforme características de cada área de atuação do Grupo Marista.
Entidade Filantrópica
Entidade Filantrópica é uma pessoa jurídica que presta serviços à sociedade, principalmente às pessoas mais carentes, e que não possui como finalidade a obtenção de lucro.
Para que as entidades filantrópicas possam gozar de certos incentivos fiscais oferecidos pela Constituição, Legislação tributária, bem como, previdenciária é necessário o cumprimento cumulativamente de certas obrigações acessórias ou mesmo o preenchimento de requisitos para sua caracterização.
- Não distribua resultados, dividendos, bonificações, participações ou parcelas do seu patrimônio, sob qualquer forma ou pretexto;
- Não percebam, seus dirigentes estatutários, conselheiros, sócios, instituidores ou benfeitores, remuneração, vantagens ou benefícios, direta ou indiretamente, por qualquer forma ou título, em razão das competências, funções ou atividades que lhes sejam atribuídas pelos respectivos atos constitutivos;
- Aplique suas rendas, seus recursos e eventual superávit integralmente no território nacional, na manutenção e desenvolvimento de seus objetivos institucionais;
- Apresente certidão negativa ou certidão positiva com efeito de negativa de débitos relativos aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e certificado de regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS;
- Mantenha escrituração contábil regular que registre as receitas e despesas, bem como a aplicação em gratuidade de forma segregada, em consonância com as normas emanadas do Conselho Federal de Contabilidade;
- Conserve em boa ordem, pelo prazo de 10 (dez) anos, contado da data da emissão, os documentos que comprovem a origem e a aplicação de seus recursos e os relativos a atos ou operações realizadas que impliquem modificação da situação patrimonial;
- Cumpra as obrigações acessórias estabelecidas na legislação tributária;
- Apresente as demonstrações contábeis e financeiras devidamente auditadas por auditor independente legalmente habilitado nos Conselhos Regionais de Contabilidade quando a receita bruta anual auferida for superior ao limite fixado pela Lei.
Grupo Marista
ABEC – Associação Brasileira de Educação e Cultura
APC – Associação Paranaense de Cultura
Círculo de Estudos Bandeirantes
Editora FTD S.A.
FERJ – Fundação Educacional Regional Jaraguaense
Fundação Champagnat
Fundação Leonardo da Vinci
Fundação Nossa Senhora do Rocio
ISCMC – Irmandade Santa Casa de Misericórdia de Curitiba
Livraria e Papelaria Itarumi Ltda
UCE – União Catarinense de Educação
Identidade Institucional
A identidade institucional é a expressão que confere personalidade e traduz o que se considera ideal para a instituição, representada nos conceitos de missão, visão e valores, onde missão define a razão da existência; visão, a situação desejável para o futuro; e os valores constituem a base de tudo o que se acredita como certo e adequado
Ordem pessoal
Algo característico de uma pessoa, refere-se única e exclusivamente à pessoa, algo que só diz respeito a ela.
Presente
Trata-se de um bem, tangível ou intangível, que possui características peculiares aos gostos e aos interesses daqueles que o aceitam ou que o oferecem. Sua entrega ou recebimento deve ser por ocasião de eventos e/ou datas comemorativas, sempre de caráter institucional.
Registro
É a formalização efetuada por e-mail ou documento escrito pelo colaborador, quando necessário, sobre o recebimento de um brinde, presente ou lembrança, ao gestor da área em que o colaborador atua.
DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
5.1. Referências externas
Não aplicável.
5.2. Referências internas
Código de Conduta Marista.
6. DIRETRIZES
6.1 Recebimento de Brindes, Presentes e Lembranças
6.1.1 Qualquer tentativa de influenciar as decisões de compras, vendas, empréstimos ou arrendamentos, mediante brindes, presentes, lembranças ou contribuições, envolvendo colaboradores de qualquer área ou unidade do Grupo Marista, é tida como transgressão grave aos Princípios e Valores da Instituição expressos no Código de Conduta. Assim, os colaboradores atuantes no Grupo Marista não podem aceitar, menos ainda solicitar, presentes, lembranças e contribuições descritos no item 4, os quais não deverão, em hipótese nenhuma, ir além da cortesia comum normalmente associada à prática de negócios.
6.1.2 Não serão permitidas situações em que um colaborador ou representante da Instituição se coloque na posição de “devedor” de obrigações no que diz respeito a terceiros, seja um fornecedor, um cliente, ou um parceiro que já trabalha ou deseje futuramente trabalhar com o Grupo Marista.
6.1.3 Como consequência, os colaboradores não têm permissão para solicitar ou aceitar os seguintes itens de qualquer fornecedor ou cliente:
I. Contribuições de qualquer valor para eventos não institucionais.
II. Descontos em qualquer produto ou serviço não disponível para todos os colaboradores.
III. Empréstimos pecuniários, coassinatura em um empréstimo (caracterizando fiança), ou pagamentos de dívidas e de compras pessoais realizadas pelos colaboradores.
IV. Refeições e bebidas no decorrer do procedimento dos negócios.
6.1.4 Em um processo de negociação, é permitido ao colaborador aceitar o convite de um fornecedor ou cliente para uma refeição (café, almoço, jantar, entre outros), mas não é permitido aceitar que o fornecedor ou cliente efetue o pagamento das refeições e bebidas consumidas pelo colaborador.
6.1.5 Ingressos para eventos culturais, teatrais, esportivos e shows diversos, que não tenham relação direta com a atividade desempenhada pelo colaborador ou que não estejam disponíveis a todos os colaboradores.
6.1.6 De outro lado, os colaboradores da Instituição não devem solicitar, mas podem aceitar os seguintes itens de fornecedores ou clientes:
6.1.7 Excursões técnicas ou instrutivas, que não sejam habituais e que tenham ligação com a atividade desempenhada pelo colaborador, em horário livre, com a presença do anfitrião (fornecedor ou cliente) e com a permissão formal do gestor do colaborador.
6.1.8 Itens promocionais ou de propaganda, sem valor comercial, que tenham o nome ou o logotipo do fornecedor ou cliente e que sejam normalmente distribuídos (chaveiro, canetas simples, calendários, agendas e assemelhados).
6.1.9 Fornecedores e parceiros somente poderão ser abordados para colaborar com doações, brindes, presentes, lembranças ou patrocínios para fins e eventos institucionais e com aprovação prévia e formal da Diretoria Executiva de Desenvolvimento Humano Organizacional do Grupo Marista.
6.2. Entrega de Brindes, Presentes e Lembranças
6.2.1 A entrega de brindes, presentes e lembranças deve ser restringida às celebrações institucionais e/ou para a atividade-fim.
6.2.2 Desde que previstas no anexo a esta política, os brindes e presentes decorrentes de demandas institucionais ou destinada para a atividade-fim serão permitidas.
6.1.10 Quaisquer violações a esta Política poderão ser reportadas via Canal Direto e o Grupo Marista tomará as sanções cabíveis para a correta apuração dos fatos.
6.1.11 Esta política substitui as anteriores e passa a vigorar a partir desta data.
7. EXCEÇÔES
7.1. Na hipótese de um colaborador que atua no Grupo Marista ser agraciado com um brinde, presente ou lembrança em não conformidade com os termos deste documento, o colaborador deve proceder de acordo com as seguintes recomendações:
- 7.1.1 Efetuar o registro formal a respeito do recebimento do item junto a seu superior hierárquico direto. No caso de irmãos, reportar ao Superior Provincial.
- 7.1.2 Avaliar a possibilidade de devolver o brinde, o presente ou a lembrança ao doador (seja pessoa física ou jurídica), acompanhado das justificativas necessárias e dos agradecimentos de estilo.
- 7.1.3 Caso a devolução mencionada acima não seja possível, entregar o item recebido ao gestor titular da unidade ou área (Diretor ou acima).
a) O gestor responsável destinará adequadamente o item sem beneficiar ou privilegiar nenhum colaborador individualmente (sorteio entre os colaboradores da área, doação a uma unidade social do Grupo Marista ou alguma ação similar).
7.2. A entrega de brindes, presentes e lembranças não previstas nesta política só podem ser realizadas mediante aprovação formal da Diretoria de Desenvolvimento Humano Organizacional.
8. RESPONSABILIDADES
8.1 Diretoria de Desenvolvimento Humano Organizacional
8.1.1. Assegurar a manutenção desta política e verificar o cumprimento das diretrizes estabelecidas, reportando ao comitê de ética os casos de descumprimento;
8.1.2. Examinar, com imparcialidade as exceções que lhes forem apresentadas para deliberação;
8.1.3. Promover medidas educativas para a conscientização e a prática dos princípios e das diretrizes institucionais elencadas nesta política.
8.2 Diretoria Financeira
8.2.1. Assegurar que as compras de brindes, presentes e lembranças estejam de acordo com esta política;
8.3 Auditoria Interna
8.3.1. Realizar atividades que possam verificar se esta política está sendo cumprida por todos os colaboradores do Grupo Marista;
8.3.2. Solicitar a adequação das não conformidades identificadas;
8.3.3. Informar o Comitê de Ética sobre as não conformidades que não foram adequadas no período alinhado com a área.
8.4 Procuradoria Jurídica
8.4.1. Avaliar juridicamente se os itens que compõem o anexo a esta política não ferem as legislações vigentes para o Grupo Marista.
8.4.2. Apoiar juridicamente a Diretoria de Desenvolvimento Humano Organizacional em casos de dúvidas na análise das exceções solicitadas pelas áreas de negócio.
8.5 Comitê de Ética
8.5.1. Atuar como a “última instância” na Instituição para dirimir situações controversas, eventuais infrações e violações a esta política e ao Código de Conduta;
8.5.2. Determinar, quando assim for requerido, a adoção das medidas necessárias, mediante emissão de opinião formal às competentes áreas da instituição;
8.5.3. Analisar os casos de descumprimento desta política, reportados pela área de auditoria interna ou conhecidos por outros meios, deliberando sobre as sansões a serem aplicadas.
8.5.4. Garantir que as infrações e violações sejam seguidas de medidas disciplinares aplicáveis, independentemente do nível hierárquico, sem prejuízo das penalidades legais cabíveis;
8.5.5. Assegurar que o Comitê de Auditoria e Comitê de Riscos estejam cientes dos assuntos que possam causar impacto significativo à instituição.
8.6 Área / Gestor
8.6.1. Atuar conforme as diretrizes desta política;
8.6.2. Aplicar as ações pertinentes na correção de eventuais não conformidades, alinhado com a diretriz desta política, quando necessário.
9. DA VIGÊNCIA
A presente Política de Brindes, Presentes e Lembranças entra em vigor a partir da data de aprovação pelo Comitê de Ética e disponibilização na CED.
O não cumprimento dessa política poderá acarretar sansões, que serão deliberadas pelo Comitê de Ética.
10. ANEXOS
Anexo 01 – Lista de Brindes, Presentes e Lembranças permitidos
