Políticas e Procedimentos

Sumário

1. OBJETIVO

Estabelecer os procedimentos de solicitação, elaboração, revisão, aprovação, publicação e divulgação dos documentos normativos do Grupo Marista.

2. ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO

Este procedimento é aplicável a todos os colaboradores do Grupo Marista, ficando disponível eletronicamente nas intranets do Grupo Marista (Marista Mais e #conexãoFTD).

3. PROCEDIMENTOS

3.1. Elaboração de documento normativo

  • 3.1.1. Identificada a necessidade, deve-se iniciar a elaboração do documento normativo.
  • 3.1.2. Para elaboração de um documento normativo, utilizar a aplicação Microsoft Word.
  • 3.1.3. Formatação:
    • 3.1.3. 1. Abrir um documento em branco;
    • 3.1.3.2. Utilizar fonte Arial 12 em negrito, itálico e espaçamento duplo para título;
    • 3.1.3.3. Utilizar fonte Arial 11 e espaçamento simples para item e texto;
    • 3.1.3.4. Utilizar escrita clara, concisa, e priorizar textos curtos;
    • 3.1.3.5. Para nome das áreas, unidades e setores, colocar cada palavra com iniciais maiúsculas;
    • 3.1.3.6. Siglas devem ser escritas com letras maiúsculas;
    • 3.1.3.7. Ajustar o layout para a configuração: margem superior 1,5 cm, inferior 1,5 cm, esquerda 2 cm, direita 2 cm, cabeçalho 0,8 cm e rodapé 0,5 cm, tamanho do papel A4;
  • 3.1.4. Estrutura:
    • 3.1.4.1 Um Documento Normativo deve ser composto por título e item, conforme a seguir:
  • 3.1.5. Capa:
    • 3.1.5.1. Apenas para as políticas será criada uma capa para o documento, a fim de simplificar a identificação e conteúdo dele, constando um resumo das informações.
    • 3.1.5.2. A capa será confeccionada pela Diretoria de Auditoria Interna, Riscos e Compliance na etapa de revisão final do documento, após a aprovação da diretoria demandante.

3.2. Cabeçalho

  • 3.2.1. O cabeçalho deve estar presente em todas as páginas do documento, contendo os itens:
    • 3.2.1.1. Diretoria: Diretoria responsável pelo documento;
    • 3.2.1.2. Título: Tipo do documento normativo (Política ou Procedimento) mais a denominação do documento;
    • 3.2.1.3. Página: Determina a numeração de cada página, assim como a quantidade total de páginas do documento;
    • 3.2.1.4. Logomarca: Determina a abrangência do documento normativo;
  • 3.2.2. Utilizar a logomarca do Negócio (Grupo Marista, Colégios, Centros Sociais, Hospital Marcelino Champagnat, Hospital Universitário Cajuru, TECPUC, FTD ou PUCPR).
  • 3.2.3 Documentos Normativos com abrangência a todo Grupo Marista devem utilizar a logomarca do Grupo Marista.
  • 3.2.4. As logomarcas atualizadas e oficiais devem ser obtidas junto a área de Marketing do Grupo Marista para todos os negócios do Grupo, exceto FTD, que deve ser obtida na respectiva área do negócio.

Figura 02 – Figura demonstrativa dos itens e locais a serem preenchidos no cabeçalho:

Figura 03 – Exemplo de preenchimento do cabeçalho:

3.3. Sumário

  • 3.3.1. O sumário dos Documentos Normativos deve ser composto, obrigatoriamente, pelos itens:
    • 3.3.1.1. Objetivo;
    • 3.3.1.2. Abrangência / Nível de Distribuição;
    • 3.3.1.3. Diretrizes ou Procedimentos;
    • 3.3.1.4. Papéis e Responsabilidades
    • 3.3.1.5. Siglas Utilizadas, Glossário e Conceitos;
    • 3.3.1.6. Documentos de Referência;
    • 3.3.1.7. Fluxo de Aprovação;
    • 3.3.1.8. Histórico de alteração do documento;
    • 3.3.1.9. Anexos (quando aplicável).

3.4. Objetivo

  • 3.4.1. O objetivo deve trazer em apenas um parágrafo e com clareza o propósito do documento, conforme exemplo a seguir:

Estabelecer os procedimentos de solicitação, elaboração, revisão, aprovação, publicação e divulgação dos Documentos Normativos do Grupo Marista.

3.5. Abrangência

  • 3.5.1. Especificar a quais frentes de missão ou empresas o documento normativo é aplicável, se há exceção ou alguma especificidade quanto ao seu alcance.
  • 3.5.2. Informar suporte onde o documento deve ser disponibilizado.

3.6. Diretrizes

  • 3.6.1. Descrever as orientações com as regras a serem cumpridas para se atingir o objetivo proposto pela organização por meio do documento normativo.
  • 3.6.2. Não descrever neste item o passo-a-passo para realização de uma atividade. Caso seja necessário descrever o como fazer uma tarefa, utilizar Procedimento.

3.7. Procedimentos

  • 3.7.1. Descrever o passo-a-passo para realização de uma atividade. Caso seja necessário descrever as regras de um processo, utilizar Política.

3.8. Papéis e Responsabilidades

  • 3.8.1. Definir os papéis e responsabilidades da área ou cargo envolvidos nas diretrizes estabelecidas na Política.
  • 3.8.2. Não trazer novas responsabilidades não abordadas nas diretrizes.
  • 3.8.3. Não descrever procedimentos para realização de uma atividade.
  • 3.8.4. Caso haja necessidade de descrever o que a área ou cargo deve fazer, utilizar o documento normativo de Procedimento.
  • 3.8.5. Ao citar uma reponsabilidade a uma área ou cargo, enviar evidência de aprovação com a respectiva área ou pessoa no momento da validação da DARC.

3.9. Siglas Utilizadas, Glossário e Conceitos

  • 3.9.1. Com objetivo de unificar siglas, glossário e conceitos em todos os documentos normativos do Grupo Marista, o elaborador deve utilizar o texto e link do power apps para a base unificada, conforme a seguir:

Para saber o significado das siglas utilizadas neste documento, acesse nossa base unificada.

3.10. Documentos de Referência

  • 3.10.1. Descrever documentos de referência interna e referência externa utilizados como suporte para elaboração do documento normativo.
  • 3.10.2. Devem constar, obrigatoriamente, como documento de referência interna:
  • 3.10.2.1. Código de Conduta do Grupo Marista;
  • 3.10.2.2. Política de Elaboração de Documentos Normativos;
  • 3.10.2.3. Procedimento de Elaboração de Documentos Normativos.

3.11. Fluxo de Aprovação

  • 3.11.1 Descrever cargo das pessoas envolvidas na elaboração, revisão e aprovação do documento normativo, seguindo a alçada do Anexo 01 da Política de Elaboração de Documentos Normativos, conforme exemplo a seguir.
ELABORADO POR:REVISADO POR:APROVADO POR:
Analista de Riscos e ComplianceGerente de Auditoria Interna, Riscos e ComplianceDiretor de Auditoria Interna, Riscos e Compliance

3.12. Histórico de Alterações do Documento

  • 3.12.1. Descrever versão, data da aprovação e alterações do documento.
  • 3.12.2. O campo versão determina quantas vezes o documento foi revisado e seu conteúdo foi reavaliado/alterado.
    • 3.12.2.1. Quando da criação de um documento novo, este deve ser criado como a versão “00”.
    • 3.12.2.2. Quando da ocorrência das revisões, o número deve ser atualizado sequencialmente.
  • 3.12.3. A data a ser informada no histórico de alterações do documento deve ser a data da última aprovação pelo aprovador.
  • 3.12.4. No campo descrição, informar qual item foi modificado na revisão do documento normativo.
    • 3.12.4.1. Na primeira versão do documento, este campo deve trazer a informação: Emissão do documento.
    • 3.12.4.2. Na revisão do documento, detalhar o que foi modificado. Por exemplo: Alterado item 3.2. Inserido item 3.3.2. Excluído item 3.4.
VERSÃODATADESCRIÇÃO
0017/12/2015Emissão do documento
0102/02/2022Alterado item 3.2.
Inserido item 3.3.2.
Excluído item 3.4.

3.13. Revisão

  • 3.13.1. Após elaborado, o elaborador deve enviar o documento normativo para análise dos revisores, conforme “Anexo 01- Alçada de Elaboração, Revisão e Aprovação” da Política de Elaboração de Documentos Normativos;
  • 3.13.2. O revisor deve analisar o conteúdo e a formatação do documento normativo, conforme previsto neste procedimento;
  • 3.13.3. Existindo necessidade de correção do documento, o revisor deve retornar ao elaborador, para que as devidas alterações sejam realizadas;
  • 3.13.4. Não existindo necessidade de correção do documento, o revisor deve enviar ao elaborador seu “De acordo”.

3.14. Aprovação

  • 3.14.1. Em posse do “De acordo” do revisor, o elaborador deve enviar o documento normativo para análise do aprovador, conforme “Anexo 01- Alçada de Elaboração, Revisão e Aprovação” da Política de Elaboração de Documentos Normativos;
  • 3.14.2. O aprovador deve avaliar o conteúdo do documento normativo, bem como garantir que o documento passou pelos revisores antes de sua avaliação;
  • 3.14.3. Existindo necessidade de correção do documento, o aprovador deve retornar ao elaborador e revisores, para que as devidas alterações sejam realizadas.
  • 3.14.4. Não existindo necessidade de correção do documento, o aprovador deve enviar sua aprovação para o elaborador.

3.15. Validação

  • 3.15.1. O elaborador, de posse do “De acordo” dos revisores e do aprovador, deve submeter o Documento Normativo à DARC, via Portal de Integridade Marista, conforme a seguir:
    • 3.15.1.1. Acessar ao site https://maristamais.grupomarista.org.br/compliance;
    • 3.15.1.2. Clicar em “Dúvidas de Compliance”;
    • 3.15.1.3. No site https://canalconfidencial.com.br/duvidascompliance/, clicar em “Realizar Relato”;
    • 3.15.1.4. Preencher dados de identificação: nome, e-mail e telefone;
    • 3.15.1.5. No campo “Relação com o Grupo Marista”, informar “Colaborador”;
    • 3.15.1.6. No campo “Indique o assunto”, informar “Políticas Internas”;
    • 3.15.1.7. Em “Local do ocorrido”, informar sua diretoria ou frente de missão;
    • 3.15.1.8. Discorra brevemente sua solicitação de revisão do documento normativo;
    • 3.15.1.9. Anexe o documento normativo em Word, além do “De acordo” dos revisores e do aprovador;
    • 3.15.1.10. Clique em “Gravar”;
    • 3.15.1.11. Guarde o número de protocolo para consultar o andamento de sua solicitação.
  • 3.15.2. A área de Compliance pode entrar em contato com o elaborador, via tarefa do sistema, para esclarecimento de dúvidas sobre o documento ou para realizar as alterações necessárias.

3.16. Publicação

  • 3.16.1. O elaborador, de posse do “De acordo” de Compliance, deve enviar o documento normativo e as evidências de revisão e aprovação para a área responsável pela publicação, de acordo com o seu negócio, conforme a seguir:
    • 3.16.1.1. Diretorias Corporativas (Exceto DI): Compliance;
    • 3.16.1.2. Hospital Marcelino Champagnat: Escritório da Qualidade;
    • 3.16.1.3. Hospital Universitário Cajuru: Escritório da Qualidade;
    • 3.16.1.4. PUCPR: Secretaria Geral;
    • 3.16.1.5. FTD Educação: Compliance;
    • 3.16.1.6. DI: Garantia da qualidade;
    • 3.16.1.7. DEAS: Diretoria de Negócios.
  • 3.16.2. A área responsável pela publicação, deve conferir se os documentos passaram pela devida revisão e aprovação, conforme “Anexo 01- Alçada de Elaboração, Revisão e Aprovação” da Política de Elaboração de Documentos Normativos;
  • 3.16.3. A área responsável pela publicação deve postar o documento no Marista Mais ou no repositório específico para documentos sigilosos;
  • 3.16.4. A área responsável pela publicação deve realizar conforme tabela a seguir:
    • 3.16.4.1. Diretorias Corporativas (Exceto DI e DEAS): Marista Mais;
    • 3.16.4.2. Hospital Marcelino Champagnat: Tasy;
    • 3.16.4.3. Hospital Universitário Cajuru: Pasta de rede específica;
    • 3.16.4.4. PUCPR: Pergamum;
    • 3.16.4.5. FTD Educação: #ConexãoFTD;
    • 3.16.4.6. DI: Sharepoint;
    • 3.16.4.7. DEAS: Sharepoint.
  • 3.16.5. O Documento Normativo deve ser publicado de forma que o acesso seja restrito ao público que necessita do conhecimento/diretriz existente no documento.

3.17. Divulgação

  • 3.17.1. Após a publicação, o documento normativo deve ser divulgado pela área responsável, via Intranet, e-mail ou sistema que suporte tal atividade, gerando evidência de sua realização, com o objetivo de atingir o seu público-alvo;
  • 3.17.2. Para disponibilização de Documento Normativo para fornecedor e/ou terceiro, caso a abrangência estabelecida não contemple esse público, deve-se abrir uma dúvida no Portal de Integridade Grupo Marista.

3.18. Revisão da Versão do Documento

  • 3.18.1. Ao revisar um Documento Normativo, observar sua aderência à Política de Elaboração de Documentos Normativos;
  • 3.18.2. Após a elaboração da revisão, o documento normativo deve passar pela alçada de aprovação, conforme previsto no Anexo 01 da Política de Documentos Normativos;
  • 3.18.3. Caso, após análise, não seja identificada a necessidade de alteração do documento normativo, a data da última revisão do “Histórico de Alteração do Documento” deve ser alterada conforme definido no item 3.11;
    • 3.18.3.1 Neste caso, a revisão e aprovação são no âmbito de avaliar a não necessidade de alteração do conteúdo.

4. SIGLAS UTILIZADAS, GLOSSÁRIO E CONCEITOS

Para saber o significado das siglas utilizadas neste documento, acesse nossa base unificada.

5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

5.1. Referências externas

  • 5.1.1. ABNT NBR ISO 9001 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos. 3ª edição, 30.09.2015.

5.2. Referências internas:

  • 5.2.1. Código de Conduta Marista;
  • 5.2.2. Procedimento de Elaboração de Documentos Normativos.

6. FLUXO DE APROVAÇÃO

ELABORADO POR:REVISADO POR:APROVADO POR:
Analista de Riscos e ComplianceGerente de Auditoria Interna, Riscos e ComplianceDiretor de Auditoria Interna, Riscos e Compliance

7. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO

VERSÃODATADESCRIÇÃO
0019/11/2018Emissão do documento
0101/04/2022Reformulação do documento