Procedimento de Elaboração de Documentos Normativos

1. OBJETIVO

Estabelecer os procedimentos de solicitação, elaboração, revisão, aprovação, publicação e divulgação dos documentos normativos do Grupo Marista.

2. ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO

Este procedimento é aplicável a todos os colaboradores do Grupo Marista, ficando disponível eletronicamente nas intranets do Grupo Marista (Marista Mais e #conexãoFTD).

3. PROCEDIMENTOS

3.1. Elaboração de documento normativo

3.1.1. Identificada a necessidade, deve-se iniciar a elaboração do documento normativo.
3.1.2. Para elaboração de um documento normativo, utilizar a aplicação Microsoft Word.
3.1.3. Formatação:
- 3.1.3. 1. Abrir um documento em branco;
- 3.1.3.2. Utilizar fonte Arial 12 em negrito, itálico e espaçamento duplo para título;
- 3.1.3.3. Utilizar fonte Arial 11 e espaçamento simples para item e texto;
- 3.1.3.4. Utilizar escrita clara, concisa, e priorizar textos curtos;
- 3.1.3.5. Para nome das áreas, unidades e setores, colocar cada palavra com iniciais maiúsculas;
- 3.1.3.6. Siglas devem ser escritas com letras maiúsculas;
- 3.1.3.7. Ajustar o layout para a configuração: margem superior 1,5 cm, inferior 1,5 cm, esquerda 2 cm, direita 2 cm, cabeçalho 0,8 cm e rodapé 0,5 cm, tamanho do papel A4;
3.1.4. Estrutura:
- 3.1.4.1 Um Documento Normativo deve ser composto por título e item, conforme a seguir:

3.1.5. Capa:
- 3.1.5.1. Apenas para as políticas será criada uma capa para o documento, a fim de simplificar a identificação e conteúdo dele, constando um resumo das informações.
- 3.1.5.2. A capa será confeccionada pela Diretoria de Auditoria Interna, Riscos e Compliance na etapa de revisão final do documento, após a aprovação da diretoria demandante.

3.2. Cabeçalho

3.2.1. O cabeçalho deve estar presente em todas as páginas do documento, contendo os itens:
- 3.2.1.1. Diretoria: Diretoria responsável pelo documento;
- 3.2.1.2. Título: Tipo do documento normativo (Política ou Procedimento) mais a denominação do documento;
- 3.2.1.3. Página: Determina a numeração de cada página, assim como a quantidade total de páginas do documento;
- 3.2.1.4. Logomarca: Determina a abrangência do documento normativo;
3.2.2. Utilizar a logomarca do Negócio (Grupo Marista, Colégios, Centros Sociais, Hospital Marcelino Champagnat, Hospital Universitário Cajuru, TECPUC, FTD ou PUCPR).
3.2.3 Documentos Normativos com abrangência a todo Grupo Marista devem utilizar a logomarca do Grupo Marista.
3.2.4. As logomarcas atualizadas e oficiais devem ser obtidas junto a área de Marketing do Grupo Marista para todos os negócios do Grupo, exceto FTD, que deve ser obtida na respectiva área do negócio.

Figura 02 – Figura demonstrativa dos itens e locais a serem preenchidos no cabeçalho:

Figura 03 – Exemplo de preenchimento do cabeçalho:

3.3. Sumário

3.3.1. O sumário dos Documentos Normativos deve ser composto, obrigatoriamente, pelos itens:
- 3.3.1.1. Objetivo;
- 3.3.1.2. Abrangência / Nível de Distribuição;
- 3.3.1.3. Diretrizes ou Procedimentos;
- 3.3.1.4. Papéis e Responsabilidades
- 3.3.1.5. Siglas Utilizadas, Glossário e Conceitos;
- 3.3.1.6. Documentos de Referência;
- 3.3.1.7. Fluxo de Aprovação;
- 3.3.1.8. Histórico de alteração do documento;
- 3.3.1.9. Anexos (quando aplicável).

3.4. Objetivo

3.4.1. O objetivo deve trazer em apenas um parágrafo e com clareza o propósito do documento, conforme exemplo a seguir:

Estabelecer os procedimentos de solicitação, elaboração, revisão, aprovação, publicação e divulgação dos Documentos Normativos do Grupo Marista.

3.5. Abrangência

3.5.1. Especificar a quais frentes de missão ou empresas o documento normativo é aplicável, se há exceção ou alguma especificidade quanto ao seu alcance.
3.5.2. Informar suporte onde o documento deve ser disponibilizado.

3.6. Diretrizes

3.6.1. Descrever as orientações com as regras a serem cumpridas para se atingir o objetivo proposto pela organização por meio do documento normativo.
3.6.2. Não descrever neste item o passo-a-passo para realização de uma atividade. Caso seja necessário descrever o como fazer uma tarefa, utilizar Procedimento.

3.7. Procedimentos

3.7.1. Descrever o passo-a-passo para realização de uma atividade. Caso seja necessário descrever as regras de um processo, utilizar Política.

3.8. Papéis e Responsabilidades

3.8.1. Definir os papéis e responsabilidades da área ou cargo envolvidos nas diretrizes estabelecidas na Política.
3.8.2. Não trazer novas responsabilidades não abordadas nas diretrizes.
3.8.3. Não descrever procedimentos para realização de uma atividade.
3.8.4. Caso haja necessidade de descrever o que a área ou cargo deve fazer, utilizar o documento normativo de Procedimento.
3.8.5. Ao citar uma reponsabilidade a uma área ou cargo, enviar evidência de aprovação com a respectiva área ou pessoa no momento da validação da DARC.

3.9. Siglas Utilizadas, Glossário e Conceitos

3.9.1. Com objetivo de unificar siglas, glossário e conceitos em todos os documentos normativos do Grupo Marista, o elaborador deve utilizar o texto e link do power apps para a base unificada, conforme a seguir:

Para saber o significado das siglas utilizadas neste documento, acesse nossa base unificada.

3.10. Documentos de Referência

3.10.1. Descrever documentos de referência interna e referência externa utilizados como suporte para elaboração do documento normativo.
3.10.2. Devem constar, obrigatoriamente, como documento de referência interna:
3.10.2.1. Código de Conduta do Grupo Marista;
3.10.2.2. Política de Elaboração de Documentos Normativos;
3.10.2.3. Procedimento de Elaboração de Documentos Normativos.

3.11. Fluxo de Aprovação

3.11.1 Descrever cargo das pessoas envolvidas na elaboração, revisão e aprovação do documento normativo, seguindo a alçada do Anexo 01 da Política de Elaboração de Documentos Normativos, conforme exemplo a seguir.

ELABORADO POR:	REVISADO POR:	APROVADO POR:
Analista de Riscos e Compliance	Gerente de Auditoria Interna, Riscos e Compliance	Diretor de Auditoria Interna, Riscos e Compliance

3.12. Histórico de Alterações do Documento

3.12.1. Descrever versão, data da aprovação e alterações do documento.
3.12.2. O campo versão determina quantas vezes o documento foi revisado e seu conteúdo foi reavaliado/alterado.
- 3.12.2.1. Quando da criação de um documento novo, este deve ser criado como a versão “00”.
- 3.12.2.2. Quando da ocorrência das revisões, o número deve ser atualizado sequencialmente.
3.12.3. A data a ser informada no histórico de alterações do documento deve ser a data da última aprovação pelo aprovador.
3.12.4. No campo descrição, informar qual item foi modificado na revisão do documento normativo.
- 3.12.4.1. Na primeira versão do documento, este campo deve trazer a informação: Emissão do documento.
- 3.12.4.2. Na revisão do documento, detalhar o que foi modificado. Por exemplo: Alterado item 3.2. Inserido item 3.3.2. Excluído item 3.4.

VERSÃO	DATA	DESCRIÇÃO
00	17/12/2015	Emissão do documento
01	02/02/2022	Alterado item 3.2. Inserido item 3.3.2. Excluído item 3.4.

3.13. Revisão

3.13.1. Após elaborado, o elaborador deve enviar o documento normativo para análise dos revisores, conforme “Anexo 01- Alçada de Elaboração, Revisão e Aprovação” da Política de Elaboração de Documentos Normativos;
3.13.2. O revisor deve analisar o conteúdo e a formatação do documento normativo, conforme previsto neste procedimento;
3.13.3. Existindo necessidade de correção do documento, o revisor deve retornar ao elaborador, para que as devidas alterações sejam realizadas;
3.13.4. Não existindo necessidade de correção do documento, o revisor deve enviar ao elaborador seu “De acordo”.

3.14. Aprovação

3.14.1. Em posse do “De acordo” do revisor, o elaborador deve enviar o documento normativo para análise do aprovador, conforme “Anexo 01- Alçada de Elaboração, Revisão e Aprovação” da Política de Elaboração de Documentos Normativos;
3.14.2. O aprovador deve avaliar o conteúdo do documento normativo, bem como garantir que o documento passou pelos revisores antes de sua avaliação;
3.14.3. Existindo necessidade de correção do documento, o aprovador deve retornar ao elaborador e revisores, para que as devidas alterações sejam realizadas.
3.14.4. Não existindo necessidade de correção do documento, o aprovador deve enviar sua aprovação para o elaborador.

3.15. Validação

3.15.1. O elaborador, de posse do “De acordo” dos revisores e do aprovador, deve submeter o Documento Normativo à DARC, via Portal de Integridade Marista, conforme a seguir:
- 3.15.1.1. Acessar ao site https://maristamais.grupomarista.org.br/compliance;
- 3.15.1.2. Clicar em “Dúvidas de Compliance”;
- 3.15.1.3. No site https://canalconfidencial.com.br/duvidascompliance/, clicar em “Realizar Relato”;
- 3.15.1.4. Preencher dados de identificação: nome, e-mail e telefone;
- 3.15.1.5. No campo “Relação com o Grupo Marista”, informar “Colaborador”;
- 3.15.1.6. No campo “Indique o assunto”, informar “Políticas Internas”;
- 3.15.1.7. Em “Local do ocorrido”, informar sua diretoria ou frente de missão;
- 3.15.1.8. Discorra brevemente sua solicitação de revisão do documento normativo;
- 3.15.1.9. Anexe o documento normativo em Word, além do “De acordo” dos revisores e do aprovador;
- 3.15.1.10. Clique em “Gravar”;
- 3.15.1.11. Guarde o número de protocolo para consultar o andamento de sua solicitação.
3.15.2. A área de Compliance pode entrar em contato com o elaborador, via tarefa do sistema, para esclarecimento de dúvidas sobre o documento ou para realizar as alterações necessárias.

3.16. Publicação

3.16.1. O elaborador, de posse do “De acordo” de Compliance, deve enviar o documento normativo e as evidências de revisão e aprovação para a área responsável pela publicação, de acordo com o seu negócio, conforme a seguir:
- 3.16.1.1. Diretorias Corporativas (Exceto DI): Compliance;
- 3.16.1.2. Hospital Marcelino Champagnat: Escritório da Qualidade;
- 3.16.1.3. Hospital Universitário Cajuru: Escritório da Qualidade;
- 3.16.1.4. PUCPR: Secretaria Geral;
- 3.16.1.5. FTD Educação: Compliance;
- 3.16.1.6. DI: Garantia da qualidade;
- 3.16.1.7. DEAS: Diretoria de Negócios.
3.16.2. A área responsável pela publicação, deve conferir se os documentos passaram pela devida revisão e aprovação, conforme “Anexo 01- Alçada de Elaboração, Revisão e Aprovação” da Política de Elaboração de Documentos Normativos;
3.16.3. A área responsável pela publicação deve postar o documento no Marista Mais ou no repositório específico para documentos sigilosos;
3.16.4. A área responsável pela publicação deve realizar conforme tabela a seguir:
- 3.16.4.1. Diretorias Corporativas (Exceto DI e DEAS): Marista Mais;
- 3.16.4.2. Hospital Marcelino Champagnat: Tasy;
- 3.16.4.3. Hospital Universitário Cajuru: Pasta de rede específica;
- 3.16.4.4. PUCPR: Pergamum;
- 3.16.4.5. FTD Educação: #ConexãoFTD;
- 3.16.4.6. DI: Sharepoint;
- 3.16.4.7. DEAS: Sharepoint.
3.16.5. O Documento Normativo deve ser publicado de forma que o acesso seja restrito ao público que necessita do conhecimento/diretriz existente no documento.

3.17. Divulgação

3.17.1. Após a publicação, o documento normativo deve ser divulgado pela área responsável, via Intranet, e-mail ou sistema que suporte tal atividade, gerando evidência de sua realização, com o objetivo de atingir o seu público-alvo;
3.17.2. Para disponibilização de Documento Normativo para fornecedor e/ou terceiro, caso a abrangência estabelecida não contemple esse público, deve-se abrir uma dúvida no Portal de Integridade Grupo Marista.

3.18. Revisão da Versão do Documento

3.18.1. Ao revisar um Documento Normativo, observar sua aderência à Política de Elaboração de Documentos Normativos;
3.18.2. Após a elaboração da revisão, o documento normativo deve passar pela alçada de aprovação, conforme previsto no Anexo 01 da Política de Documentos Normativos;
3.18.3. Caso, após análise, não seja identificada a necessidade de alteração do documento normativo, a data da última revisão do “Histórico de Alteração do Documento” deve ser alterada conforme definido no item 3.11;
- 3.18.3.1 Neste caso, a revisão e aprovação são no âmbito de avaliar a não necessidade de alteração do conteúdo.

4. SIGLAS UTILIZADAS, GLOSSÁRIO E CONCEITOS

Para saber o significado das siglas utilizadas neste documento, acesse nossa base unificada.

5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

5.1. Referências externas

5.1.1. ABNT NBR ISO 9001 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos. 3ª edição, 30.09.2015.

5.2. Referências internas:

5.2.1. Código de Conduta Marista;
5.2.2. Procedimento de Elaboração de Documentos Normativos.

6. FLUXO DE APROVAÇÃO

ELABORADO POR:	REVISADO POR:	APROVADO POR:
Analista de Riscos e Compliance	Gerente de Auditoria Interna, Riscos e Compliance	Diretor de Auditoria Interna, Riscos e Compliance

7. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO

VERSÃO	DATA	DESCRIÇÃO
00	19/11/2018	Emissão do documento
01	01/04/2022	Reformulação do documento

Políticas e Procedimentos

Sumário