OBJETIVO
Estabelecer diretrizes quanto a solicitação, elaboração, revisão, aprovação, publicação, controle, armazenagem e ciclo de vida dos Documentos Normativos do Grupo Marista.
ABRANGÊNCIA
Esta política é aplicável a todos os colaboradores do Grupo Marista, exceto FERJ (cooperação estratégica), ficando disponível eletronicamente nas Intranets do Grupo Marista, Marista Mais e #conexãoFTD.
1. DIRETRIZES
1.1. Como estrutura padrão, o Grupo Marista estabelece institucionalmente os seguintes Documentos Normativos:
1.1.1. Política;
1.1.2. Procedimento.
1.2 Toda diretriz específica das Frentes de Missão ou de diretorias Corporativas, deve respeitar, primeiramente, às políticas e diretrizes institucionais do Grupo Marista.
1.3. Os Documentos Normativos devem utilizar linguagem clara e concisa.
1.4. Os Documentos Normativos devem ser escritos pela área responsável pelo documento, respeitando as diretrizes desta Política e do Procedimento de Elaboração de Documentos Normativos.
1.5. Os Documentos Normativos devem ser submetidos à revisão e aprovação de pessoal competente, conforme estabelecido na tabela de revisão e aprovação (anexo 01).
1.6. As Políticas que contenham aspectos financeiros e/ou contábeis em suas diretrizes, devem ser submetidas, pela área responsável pelo documento, à avaliação do Conselho de Assuntos Econômicos – CAE;
1.7. No processo de elaboração, revisão e aprovação, é necessário haver segregação de função, não podendo uma mesma pessoa fazer parte de mais de uma destas etapas.
1.8. A necessidade de revisão por parte de outras áreas, deve ser definida pela Gerência de Riscos e Compliance, durante a sua revisão, de acordo com os Papéis e Responsabilidades dispostos no conteúdo do documento normativo.
1.9. O Documento Normativo só se torna vigente após a devida revisão, aprovação e publicação nas Intranets do Grupo Marista.
1.10. Não é permitida a publicação de Documento Normativo sem que tenha passado pelo fluxo de revisão e aprovação.
1.11. Documentos Normativos de abrangência específica devem ser publicados de forma que seu acesso seja restrito ao público-alvo.
1.12. Para disponibilização de Documento Normativo para fornecedor e/ou terceiro, caso a abrangência estabelecida não contemple esse público, deve-se abrir uma dúvida no Portal de Integridade Grupo Marista.
1.13. Os Documentos Normativos devem ser revisados periodicamente, conforme anexo 02, com objetivo de garantir aderência à realidade do Grupo Marista.
1.14. Caso haja alteração do processo ou legislação aplicável, os Documentos Normativos impactados devem ser revisados, mesmo que antes do prazo definido no anexo 02.
1.15. A partir da publicação de uma nova versão do Documento Normativo, a versão anterior se torna obsoleta e inválida.
1.15.1. Documentos Normativos obsoletos ou inválidos devem ser armazenados por 2 (dois) anos.
1.16. Para que um Documento Normativo de terceiro possa ser aplicável ao Grupo Marista, a área responsável deve abrir uma dúvida no Portal de Integridade Marista, para que seja verificada a aderência e possibilidade de utilização do documento.
1.15. Diretrizes de Documentos Normativos do Grupo Marista, prevalecem sobre diretrizes de Documentos Normativos de terceiros.
2. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
2.1. Área Demandante
2.1.1. Seguir o Procedimento de Elaboração de Documento Normativo;
2.1.2. Submeter os Documentos Normativos à revisão e aprovação de pessoal competente;
2.1.3. Realizar a divulgação do Documento Normativo para o público aplicável, após sua publicação;
2.1.4. Realizar a revisão periódica do Documento Normativo.
2.2. Gerência de Riscos e Compliance
2.2.1. Garantir a revisão adequada deste documento, bem como dos procedimentos derivados deste;
2.2.2. Realizar a revisão de todas as Políticas do Grupo Marista, quando solicitado;
2.2.3. Avaliar viabilidade de utilização de Documento Normativo de terceiro, quando aplicável;
2.2.4. Avaliar viabilidade de utilização de Documento Normativo do Grupo Marista por terceiro, quando aplicável;
2.2.5. Realizar a publicação do Documento Normativo devidamente aprovado pela alçada competente.
3. SIGLAS UTILIZADAS, GLOSSÁRIO E CONCEITOS
Para saber o significado das siglas utilizadas neste documento, acesse nossa base unificada.
4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
4.1. Referências externas
4.1.1. ABNT NBR ISO 9001 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos. 3ª edição, 30.09.2015.
4.2. Referências internas
4.2.1. Código de Conduta Marista;
4.2.2. Procedimento de Elaboração de Documentos Normativos.
5. FLUXO DE APROVAÇÃO
| ELABORADO POR | REVISADO POR | APROVADO POR |
| Analista de Riscos e Compliance | Coordenador de Compliance, Gerente de Auditoria, Riscos e Compliance, Diretor de Auditoria, Riscos e Compliance | CAD |
6. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO
| VERSÃO | DATA | DESCRIÇÃO |
| 00 | 19/11/2018 | Emissão do documento |
| 01 | 25/03/2022 | Reformulação do documento |
| 02 | 05/12/2024 | Inclusão dos itens 1.4 e 1.6, ajuste do anexo 1 e exclusão do item 2.3 |
7. ANEXOS
Anexo 01 – Alçada de Elaboração, Revisão e Aprovação de um Documento Normativo
| Documento Normativo | Elaboração | Revisão* | Aprovação |
| Procedimento | Colaborador da área responsável pelo Documento Normativo | Supervisão e/ou Coordenação, o que for aplicável | Gerência |
| Política aplicável a uma frente de missão | Colaborador da área responsável pelo Documento Normativo | Coordenação Gerência Compliance | Diretor da área responsável pelo Documento |
| Política aplicável a mais de uma frente de missão | Colaborador da área responsável pelo Documento Normativo | Gerência Diretoria Compliance | CAD |
| Política Economato | Colaborador da área responsável pelo Documento Normativo | Gerência CAE Compliance | Conselho Provincial |
| PMBCS | Colaborador da área responsável pelo Documento Normativo | Gerência Diretoria Compliance | Conselho Provincial |
*Em caso de existência de área responsável pela revisão dos Documentos Normativos em cada frente de missão, esta pode realizar a revisão anteriormente aos níveis da tabela de alçada acima.
Anexo 02 – Periodicidade de Revisão dos Documentos Normativos
| Documento Normativo | Periodicidade |
| Procedimento | 1 ano |
| Política | 2 anos |
